Gửi email dựa vào bảng Google Sheet bằng Gmail

Cấp độ: Người mới bắt đầu

Thời lượng: 10 phút

Loại dự án: Tự động hóa với menu tùy chỉnh

  • Hiểu những gì các giải pháp làm.
  • Hiểu chức năng của các dịch vụ Apps Script trong giải pháp.
  • Thiết lập kịch bản.
  • Run the script.

Tự động điền dữ liệu từ Google Sheet vào mẫu email. Các email được gửi từ tài khoản Gmail của bạn để bạn có thể trả lời thư trả lời của người nhận.

Quan trọng: Mẫu trộn thư này tuân theo các giới hạn email được mô tả trong Quotas for Google services.

mail merge example

Bạn tạo một mẫu nháp trong Gmail với các trình giữ chỗ tương ứng với dữ liệu trong bảng tính Trang tính. Mỗi tiêu đề cột trong một trang tính đại diện cho một thẻ giữ chỗ. Tập lệnh gửi thông tin cho từng trình giữ chỗ từ bảng tính đến vị trí của thẻ trình giữ chỗ tương ứng trong bản nháp email của bạn.

Giải pháp này sử dụng các dịch vụ sau:

  • Gmail serviceNhận, đọc và gửi email nháp mà bạn muốn gửi cho người nhận.
  • Nếu email của bạn bao gồm các ký tự unicode như biểu tượng cảm xúc, hãy sử dụng dịch vụ Thư để thay thế. Tìm hiểu cách cập nhật mã để include unicode characters in your email.
  • Spreadsheet serviceĐiền vào trình giữ chỗ email với thông tin được cá nhân hóa cho từng người nhận.

Để sử dụng mẫu này, bạn cần có các điều kiện tiên quyết sau:

  • Tài khoản Google (Tài khoản Google Workspace có thể cần có sự phê duyệt của quản trị viên).
  • Một trình duyệt web có quyền truy cập vào internet.
  1. Nhấp vào nút sau để tạo một bản sao của bảng tính mẫu Hợp nhất Thư trong Gmail/Trang tính. Dự án Apps Script cho giải pháp này được đính kèm vào bảng tính. Tạo một bản sao
  2. Trong bảng tính đã sao chép của bạn, hãy cập nhật cột Người nhận bằng các địa chỉ email bạn muốn sử dụng trong thư. (Tùy chọn) Thêm, chỉnh sửa hoặc xóa cột để tùy chỉnh dữ liệu bạn muốn đưa vào mẫu email của mình.
  3. (Tùy chọn) Thêm, chỉnh sửa hoặc xóa cột để tùy chỉnh dữ liệu bạn muốn đưa vào mẫu email của mình.

Nếu thay đổi tên của cột Người nhận (Recipient) hoặc Email đã gửi (Email sent), bạn phải cập nhật mã tương ứng trong dự án Apps Script. Bạn có thể mở dự án Apps Script từ bảng tính bằng cách nhấp vào Extensions > Apps Script.

  1. Trong tài khoản Gmail của bạn, hãy tạo một bản nháp email. Để đưa dữ liệu từ bảng tính vào email của bạn, hãy sử dụng trình giữ chỗ tương ứng với tên cột được bao quanh bởi dấu ngoặc nhọn, chẳng hạn như {{First name}}.
  2. Nếu bạn định dạng văn bản trong email, bạn cũng phải định dạng dấu ngoặc giữ chỗ.
  3. Trình giữ chỗ phân biệt chữ hoa chữ thường và phải khớp chính xác với tiêu đề cột.
  4. Sao chép dòng chủ đề của bản nháp email của bạn.
  1. Trong bảng tính, nhấp vào Trộn thư > Gửi email. Bạn có thể cần làm mới trang để menu tùy chỉnh này xuất hiện.
  2. Khi được nhắc, hãy ủy quyền cho tập lệnh. Nếu màn hình chấp thuận OAuth hiển thị cảnh báo Ứng dụng này chưa được xác minh, hãy tiếp tục bằng cách chọn Nâng cao > Chuyển đến {Tên dự án} (không an toàn).
  3. Nhấp vào Trộn thư > Gửi lại email.
  4. Dán dòng chủ đề của mẫu email và nhấp vào OK.

Nếu bạn đã áp dụng bộ lọc cho trang tính, thì tập lệnh vẫn gửi email cho những người tham gia đã lọc nhưng sẽ không thêm dấu thời gian.

Để xem lại mã Apps Script cho giải pháp này, hãy nhấp vào Xem mã nguồn bên dưới

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

/*
Copyright 2022 Martin Hawksey

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/


/**
 * @OnlyCurrentDoc
*/


/**
 * Change these to match the column names you are using for email
 * recipient addresses and email sent column.
*/

const RECIPIENT_COL  = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";

/**
 * Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
 */

function onOpen() {
 
const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui
.createMenu('Mail Merge')
     
.addItem('Send Emails', 'sendEmails')
     
.addToUi();
}

/**
 * Sends emails from sheet data.
 * @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
 * @param {Sheet} sheet to read data from
*/

function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
 
// option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
 
if (!subjectLine){
    subjectLine
= Browser.inputBox("Mail Merge",
                                     
"Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
                                     
"draft message you would like to mail merge with:",
                                     
Browser.Buttons.OK_CANCEL);

   
if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){
   
// If no subject line, finishes up
   
return;
   
}
 
}

 
// Gets the draft Gmail message to use as a template
 
const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);

 
// Gets the data from the passed sheet
 
const dataRange = sheet.getDataRange();
 
// Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts
 
// https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
 
// @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
 
const data = dataRange.getDisplayValues();

 
// Assumes row 1 contains our column headings
 
const heads = data.shift();

 
// Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
 
// @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
 
const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);

 
// Converts 2d array into an object array
 
// See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
 
// For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
 
const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));

 
// Creates an array to record sent emails
 
const out = [];

 
// Loops through all the rows of data
  obj
.forEach(function(row, rowIdx){
   
// Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
   
if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
     
try {
       
const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);

       
// See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
       
// If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
       
// Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
       
GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
          htmlBody
: msgObj.html,
         
// bcc: 'a.bbc@email.com',
         
// cc: 'a.cc@email.com',
         
// from: 'an.alias@email.com',
         
// name: 'name of the sender',
         
// replyTo: 'a.reply@email.com',
         
// noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
          attachments
: emailTemplate.attachments,
          inlineImages
: emailTemplate.inlineImages
       
});
       
// Edits cell to record email sent date
       
out.push([new Date()]);
     
} catch(e) {
       
// modify cell to record error
       
out.push([e.message]);
     
}
   
} else {
     
out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
   
}
 
});

 
// Updates the sheet with new data
  sheet
.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);

 
/**
   * Get a Gmail draft message by matching the subject line.
   * @param {string} subject_line to search for draft message
   * @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
  */

 
function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
   
try {
     
// get drafts
     
const drafts = GmailApp.getDrafts();
     
// filter the drafts that match subject line
     
const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
     
// get the message object
     
const msg = draft.getMessage();

     
// Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
     
// Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
     
// Gets all attachments and inline image attachments
     
const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
     
const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
     
const htmlBody = msg.getBody();

     
// Creates an inline image object with the image name as key
     
// (can't rely on image index as array based on insert order)
     
const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});

     
//Regexp searches for all img string positions with cid
     
const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
     
const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];

     
//Initiates the allInlineImages object
     
const inlineImagesObj = {};
     
// built an inlineImagesObj from inline image matches
      matches
.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);

     
return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody},
              attachments
: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
   
} catch(e) {
     
throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
   
}

   
/**
     * Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
     * @param {string} subject_line to search for draft message
     * @return {object} GmailDraft object
    */

   
function subjectFilter_(subject_line){
     
return function(element) {
       
if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
         
return element;
       
}
     
}
   
}
 
}

 
/**
   * Fill template string with data object
   * @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
   * @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
   * @param {object} data object used to replace {{}} markers
   * @return {object} message replaced with data
  */

 
function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
   
// We have two templates one for plain text and the html body
   
// Stringifing the object means we can do a global replace
    let template_string
= JSON.stringify(template);

   
// Token replacement
    template_string
= template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
     
return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
   
});
   
return  JSON.parse(template_string);
 
}

 
/**
   * Escape cell data to make JSON safe
   * @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
   * @param {string} str to escape JSON special characters from
   * @return {string} escaped string
  */

 
function escapeData_(str) {
   
return str
     
.replace(/[\\]/g, '\\\\')
     
.replace(/[\"]/g, '\\\"')
     
.replace(/[\/]/g, '\\/')
     
.replace(/[\b]/g, '\\b')
     
.replace(/[\f]/g, '\\f')
     
.replace(/[\n]/g, '\\n')
     
.replace(/[\r]/g, '\\r')
     
.replace(/[\t]/g, '\\t');
 
};
}

Sửa đổi

Bạn có thể chỉnh sửa tự động trộn thư bao nhiêu tùy thích để phù hợp với nhu cầu của mình. Dưới đây là một số thay đổi tùy chọn mà bạn có thể thực hiện đối với mã nguồn.

Thêm BCC, CC, Reply to hoặc từ email parameters

Mã mẫu bao gồm một số tham số bổ sung, hiện đã được nhận xét, cho phép bạn kiểm soát tên của tài khoản mà email được gửi từ đó, địa chỉ email trả lời, cũng như địa chỉ email Bcc và Cc.

Kích hoạt các tham số bạn muốn thêm bằng cách xóa dấu gạch chéo // phía trước mỗi tham số.

Mẫu sau đây hiển thị một đoạn trích từ hàm sendEmails kích hoạt hầu hết các tham số email:

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
         htmlBody: msgObj.html,
         bcc: 'bcc@example.com',
         cc: 'cc@example.com',
         from: 'from.alias@example.com',
         name: 'name of the sender',
         replyTo: 'reply@example.com',
        // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)

Trong mẫu ở trên, tham số noReply vẫn được nhận xét vì tham số replyTo được đặt.

Dùng Unicode trong email

Nếu bạn muốn bao gồm các ký tự unicode, chẳng hạn như biểu tượng cảm xúc, trong email của mình, bạn phải cập nhật mã để sử dụng dịch vụ Thư thay vì dịch vụ Gmail.

Trong mã mẫu, hãy cập nhật dòng sau:

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

Thay thế dòng bằng mã sau:

MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

Người đóng góp

Mẫu này được Google duy trì với sự trợ giúp của các Chuyên gia dành cho nhà phát triển của Google.

Đã đăng trong Marketing.